Et årsmøte med heldigital saksbehandling avholdes over en periode over flere dager og gjør det mulig å gjennomføre et møte og ta beslutninger uten å samles. Du bestemmer en sluttdato for møtet, og møtet vil være tilgjengelig fra det øyeblikket du sender innkallingen og frem til denne datoen. Deltagerne får en e-post med link til møtet, og kan logge seg på Bård for å se sakene, kommentere og legge inn sin stemme når som helst innenfor tidsperioden.
Planlegg årsmøtet
Opprett møte
Trykk på "Nytt møte" for å opprette Årsmøtet. Velg "Heldigital saksbehandling".
Forbered sakene
Start forberedelsen av sakene. Legg til tittel, sakstekst og eventuelle vedlegg. Husk å velge "vedtakssak" på saker med avstemning. Du må også legge inn valgalternativer på vedtakssakene.
Legg til deltagere
Du kan laste opp en Excel-fil for å legge til møtedeltagerne. Alternativt, hvis du allerede bruker medlemsregisteret i Bård, kan du legge til alle medlemmene, eller basert på medlemskapstype.
Gjennomfør årsmøtet
Publiser og send innkalling
Når du skal starte møtet trykker du på "publiser". Da går innkallingen ut på e-post til deltagerne, og de får mulighet til å logge seg inn i årsmøtet. Hvis du ønsker å sende ut sakslisten før du publiserer møtet (f.eks hvis du ønsker innspill til sakslisten uten å åpne for avstemning) kan du sende en oppdatering til deltagerne før du publiserer.
Avhold årsmøtet
Når du gjennomfører et heldigitalt årsmøte foregår eventuelle diskusjoner i kommentarfeltene på hver enkelt sak.
Skriv de endelige vedtakene
Bård lager møtereferatet automatisk basert på teksten i sakene. Husk å oppdatere vedtaket med resultatet fra avstemningen. Du kan til enhver tid forhåndsvise referatet. Les mer om referater i Bård her.
Send til gjennomlesning/signering
Når møtet er ferdig, kan du sende referatet til gjennomlesning eller direkte til signering. Da signeres referatet enkelt med BankID.