Denne guiden viser deg hvordan du gjennomfører møter med Bård.

For å lage møter bruker du "Nytt møte"-knappen på forsiden eller går til "Møter" på menyen. Det er bare superbrukere som kan opprette nye møter.

Når du skal opprette et møte velger mellom et tradisjonelt møte som gjennomføres ved fysisk oppmøte/over video eller en heldigital styebehandling.

Fysisk eller video er møter hvor man samles enten fysisk, via video eller en kombinasjon av dette. Deltagerne får en innkalling til møtet og man avholder møtet på et gitt tidspunkt. Når man har sendt innkalling vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese sakene, kommentere og eventuelt stemme helt frem til møtet er ferdig.

Heldigital saksbehandling avholdes over en periode over flere dager og gjør det mulig å gjennomføre et møte og ta beslutninger uten å samles. Du bestemmer en sluttdato for møtet - og møtet vil være tilgjengelig fra du det øyeblikket du sender innkallingen og frem til denne datoen. Deltagerne får en e-post med link til møtet, og kan logge seg på Bård for å se sakene, kommentere og legge inn sin stemme når som helst innenfor tidsperioden.

Styreleder skal velge en møteform som gir en betryggende behandling av saker, slik at alle involverte har anledning til å delta. Vedtekter og lovverk kan også sette krav til hvilken møteform som kan velges, og deltagere kan i noen tilfeller kreve at sakene behandles i et tradisjonelt møte.

Inne på et møte kan du hele tiden se hvor langt et møte har kommet ved å se på statusindikatoren. Her ser du også hvilke steg som gjenstår i en normal flyt for et møte.

For f.eks. gjennomlesning og signering, der flere skal bekrefte at de har lest referatet, vil du også kunne se hvem som har gjort dette ved å å holde musen over antallet til høyre for statusen.

For å ta møtet videre til neste steg i prosessen bruker du knappen til høyre i møtetbildet. Bård forslår normalt neste seg (Inviter deltagerne i dette eksempelet).

Hvis du vil gjøre noe som er utenom vanlig flyt for møtet så kan du trykke på pilen ved siden av for å se andre valg. Hvis du f.eks. allerede har gjennomført møtet, og bare vil ha referatet i Bård så kan du hoppe over å sende innkalling/saksliste her:

Når du oppretter møtet kan du selv bestemme om alle, kun superbrukere eller bare du skal ha tilgang til møtet. Dette gjelder kun så lenge møtet er under planlegging - etter du har sendt innkallingen vil deltagerne du har lagt til ha tilgang til å se sakslisten og dokumentene i møtet.

Du kan også til enhver tid se hvem som har tilgang til et møte via denne knappen:

Når du er inne på et møte kan du til enhver tid trykke på denne menyen for å se hvordan møtet vil se ut for brukere som ikke er superbrukere.

For å endre dato/tidspunkt, eller hvor møtet skal gjennomføres klikker du på datoen eller stedet som viser i toppen av møtebildet. Du kan der endre når/hvordan møtet skal gjennomføres.

Du har også mulighet til å sette opp at møtet skal gå over flere dager hvis du skal ha en strategisamling eller lignende over flere dager:

Hvis møtet skal gjennomføres på Teams eller en annen videokonferanseløsning som Google Meet eller Zoom legger du inn link til møtet under Videomøte. Teamsmøter kan du opprette direkte fra Bård ved å bruke denne knappen.

Når du oppretter et møte vil vi automatisk legge til alle styremedlemmene som deltagere. Du endrer hvem som skal være med på møtet ved å trykke på ikonet ved siden av deltagerlisten øverst til venstre. I denne dialogen velger du også hvem som skal signere møtereferatet, samt at du også har muligheten for å velge om hver enkelt deltagere var tilstede på møtet.

Du kan også legge til eksterne deltagere i møtet. Disse vil få innkallingen akkurat som et vanlig styremedlem og muligheten for å logge seg på Bård med en engangskode.

Bruker du aksjeeierboken for aksjeselskaper eller medlemsmodulen for foreninger vil du få mulighet til å synkronisere disse med deltagerlisten på hhv. generalforsamlinger og årsmøter i Bård.

Inne i deltagerlisten kan du også registrere fullmakter for de forskjellige deltagerne.

Når du er inne på et møte er sakslisten alltid lett tilgjengelig. Så lenge et møte er under planlegging har du mulighet å legge nye saker til møtet ved å bruke "Legg til sak"-knappen under sakslisten.

Her kan du også legge til saksmaler du har opprettet tidligere

I Bård skiller vi mellom ordinære saker og orienteringssaker, hvor sistnevnte kan brukes når det ikke skal fattes et vedtak (altså bestemme noe). Det er også mulig å sette en sak som en diskusjonssak for å indikere at det er satt av tid til å diskutere en sak som det ikke skal fattes vedtak på.

Når du skriver en sak i Bård lager du først en beskrivende tittel, fyller eventuelt på med en utvidet beskrivelse, og skriver så et forslag til vedtak (hvis det ikke er en orienteringssak). Eventuelle dokumenter legges ved på den saken det gjelder. Husk at en god styresak skal gi nok informasjon for styremedlemmene til å kunne behandle saken.

Inne på sakene kan man stille spørsmål eller komme med innspill til sakene i kommentarfeltet.

Når noen legger inn en kommentar vil det normalt sendes en varsling på e-post til styreleder, daglig leder og superbrukere - i tillegg til at de som tidligere har lagt inn kommentarer får et varsel. Du kan velge at det ikke skal sendes varsling, ved å fjerne avkrysningen nede til høyre.

Du kan lese mer om kommentarer her

På hver sak kan du også legge inn dine personlige notater. Disse er ikke synlig for noen andre, og legges ikke inn i referatet. Alle har mulighet til å legge inn sine egne notater på sakene.

Du kan enkelt legge til avstemninger på saker i Bård hvis det legges opp til digital avstemning. Når du legger til en avstemning får du mulighet til å velge enten standard avstemningsalternativer (for/imot/blankt) eller å opprette dine egne som er nyttig ved f.eks personvalg. Når du har laget alternativene velger du hvilket flertallskrav som gjelder for avstemningen du har opprettet.

Deltagere som har stemmerett kan legge inn sine stemmer når møtet er startet. Superbrukere vil kunne se statistikk for stemmefordeling, samt hvilke deltagere som har stemt (men ikke hva de enkelte har stemt).

Hvis det skal være en pause underveis i møtet kan dette legges inn i sakslisten ved å bruke menyen til høyre på saken. Du kan skrive hva pausen gjelder (f.eks. "Lunsj til kl 1200"), og informasjonen kommer med når du sender ut innkalling/saksliste. Informasjon om pauser legges ikke inn i referatet/protokollen.

Når du er ferdig med sakslisten, har satt tid og sted for møtet og har lagt til deltagerne kan du sende den formelle innkallingen. Denne innkallingen utgjør utgangspunktet for møtet, og når den er sendt skal det ikke gjøres endringer i sakslisten. Ser man likevel at man er nødt til å endre på en sak kan man gjøre det så lenge man sender en ny innkalling (det får du eventuelt hjelp til av Bård).

Det er ingen lovfestet minimumsfrist i forhold til når man skal sende innkalling (formuleringen i loven sier "nødvendig frist"), men vi anbefaler at du sender ut innkallingen i god tid slik at alle deltagerne har mulighet til å sette seg inn i sakene på forhånd.

Når innkallingen er sendt vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese gjennom sakene, og eventuelt komme med kommentarer i forkant av møtet. Eksterne deltagere vil ikke kunne logge seg på Bård, men vil få sakslisten tilsendt på epost sammen med innkallingen.

Møtereferat skal godkjennes av alle deltagerne, derfor har vi gjort det enkelt å sende møtet til gjennomlesning. Det er deltagere som er brukere i selskapet som får referatet til gjennomlesning, altså normalt styremedlemmer (se brukere under Innstillinger).

De får da mulighet til å komme med kommentarer til forslaget til referat. Når noen legger inn en kommentar vil det sendes en varsling på e-post til styreleder, daglig leder og superbrukere - i tillegg til at de som tidligere har lagt inn kommentar om gjennomlesning får et varsel.

Den som sender referatet til gjennomlesning vil få beskjed når noen bekrefter at de er ferdige. Den som har ansvar for det ferdige referatet oppdaterer da eventuelt de sakene det er kommet inn endringsforslag på før referatet sendes til signering.

Bård sender automatisk påminnelse om å lese gjennom referatet hvis en bruker ikke har bekreftet at han/hun er ferdig. Påminnelsen sendes etter 3 dager.

En fordel med å bruke Bård til styrearbeidet er at du slipper å tenke på å skrive referat eller protokoll fra møtet. Så lenge du holder sakslisten i Bård med tekstene og forslag til vedtak oppdatert, vil referatet ligge klart når møtet er ferdig. Fra møtet kan du også til enhver tid se en forhåndsvisning av referatet. Justeringer i tekstene kan du gjøre helt frem til referatet er sendt til signering.

Inne på forhåndsvisningen av referatet finner du også noen andre valgmuligheter, blant annet om deltagere skal vise på referatet, om du vil vise roller og sakstyper, i tillegg til en del andre valg om hvordan det endelige referatet skal se ut. Bruk knappen "Vis referat" underveis for å se hvordan det foreløpige referatet ser ut. Her kan du også laste ned en PDF-versjon av det foreløpige referatet.

Møtereferat fra styremøter skal i utgangspunktet signeres av alle medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen (se aksjeloven §6-29). Har styret minst fem medlemmer kan det bestemmes at bare to skal signere, men da skal de andre medlemmene ha muligheten for å komme med innspill. Har du brukt funksjonen for gjennomlesning i Bård vil dette kravet være dekket.

Når referatet er klart og godkjent av alle medlemmene kan du sende det til signering via Bård. Da får medlemmene en epost med instruksjoner og signerer digitalt med Bank ID eller Digital signering. Hvis en bruker ikke signerer vil Bård sende en påminnelse etter 3 dager, og deretter purre på ny hver 7. dag frem til brukeren signerer.

Når alle signaturene er innhentet vil Bård automatisk arkivere møtet for fremtiden. Husk at referatet skal i følge aksjeloven oppbevares i hele selskapets levetid. I tillegg er det en del formkrav til selve referatet i forhold til hvilken informasjon som skal være med. Bruker du Bård til gjennomføring av styremøter garanterer vi at referatet følger disse lovkravene.

Hvis du vil avslutte et møte uten å signere det digitalt med Bård, kan du velge Ferdigstill uten signering fra "..."-menyen øverst til høyre på møtet. Da kan du om ønskelig laste opp et signert referat manuelt etterpå.

I kontekstmenyen oppe til høyre finner du muligheten til å slette et møte i tillegg til flere andre funksjoner.