I et fysisk/videomøte med digital avstemning samles man enten fysisk, via video eller en kombinasjon av dette. Deltagerne får en innkalling til møtet og man avholder møtet på et gitt tidspunkt. Når man har sendt innkallingen vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese sakene, kommentere og avgi sin stemme helt frem til møtet er ferdig.
Planlegg årsmøtet
Opprett møte
Trykk på “Nytt møte” for å opprette Årsmøtet. Velg møtetypen "Fysisk/video".
Aktiver digital avstemning
Aktiver digital avstemning. Deltagerne kan logge seg inn i Bård og avgi sin stemme etter du har sendt sakslisten.
Forbered sakene
Start forberedelsen av sakene. Legg til tittel, sakstekst, og eventuelle vedlegg. Velg "vedtakssak" på saker med avstemning, skriv forslag til vedtak og sett opp valgalternativene.
Legg til deltagere
Du kan laste opp en Excel-fil for å legge til møtedeltagerne. Alternativt, hvis du allerede bruker medlemsregisteret i Bård, kan du legge til alle medlemmene, eller basert på medlemskapstype.
Gjennomfør årsmøtet
Send innkalling
Trykk på "Inviter deltagere". Hvis du ønsker å informere om møtet før du sender innkalling med saksliste (f.eks om du ønsker å informere om dato og åpne for innspill) kan du sende en kalenderoppføring. Er sakslisten klar kan du sende kalenderoppføring og sakslisten samtidig.
Start møtet
Når årsmøtet starter trykker du på "start møtet". Nå kan du skrive inn de endelige vedtakene i sakene.
Skriv de endelige vedtakene
Bård lager møtereferatet automatisk basert på teksten i sakene. Husk å oppdatere vedtaket med resultatet fra avstemningen. Du kan til enhver tid forhåndsvise referatet.
Send til gjennomlesning/signering
Når møtet er ferdig, kan du sende referatet til gjennomlesning eller direkte til signering. Da signeres referatet enkelt med BankID.