Hvis du ønsker at deltagere i møter skal stemme digitalt på sakene så er dette enkelt å sette opp i Bård.
Skru på digital avstemning i et møte
I Bård er det hovedsakelig to måter å gjennomføre et møte:
Fysiske møter/videmøter: Da avholdes det et tradisjonelt møte, enten fysisk eller på video, eller en kombinasjon.
Heldigital styrebehandling: Da er det ikke et møte, men deltagere kan logge seg inn og stemme i løpet av en periode (f.eks. en uke).
For heldigitale møter blir avstemning automatisk aktivert, siden dette er eneste måte å stemme på saker for disse møtene.
I de tradisjonelle møtene må du skru på digital avstemning hvis dette skal brukes. Hvis alle sitter i et møterom eller i et videomøte er ikke dette vanlig, men hvis man f.eks. har mange deltagere i møtet så kan det være fornuftig likevel.
Legg inn avstemningsalternativer på sakene
Når du legger til en vedtaksak og digital avstemning er aktivert, legges det automatisk inn en standard avstemning på saken. Du kan legge til flere alternativer, eller fjerne avstemningen hvis du skal ha en annen type avstemning (f.eks. personvalg).
Hvis det skal stemmes på ulike alternativ (f.eks. ulike personer) fjerner du først avstemningen som er lagt inn, og legger til en ny avstemning. Da velger du Egendefinert og legger inn alternativene.
Følg med på avstemningsresultater
Som superbruker kan du følge med på hvor mange/hvem som har stemt på sakene.
Kun superbrukere kan se resultatene underveis. Andre deltagere får bare mulighet til å stemme for seg selv.
Hvem kan stemme
Hver deltager kan ha en eller flere stemmer. Avhengig av om det er et styremøte eller generalforsamling/årsmøte vil antall stemmer beregnes automatisk ut fra f.eks. rollen til deltageren, eller hvor mange aksjer/medlemskap deltageren har.
Dette kan du overstyre i deltagerlisten hvis antall stemmer ikke er riktig:
Når kan deltagere stemme?
Som hovedregel vil avstemning være tilgjengelig fra du sender innkallingen, og frem til møtet er ferdig, eller til du stenger avstemningen på en sak manuelt når saken er behandlet i møtet.
For generalforsamlinger/årsmøter er det mulig å endre dette under Innstillinger \ Møter. Der kan det f.eks. legges inn at avstemningen åpner kort tid før møtet starter, eller at deltagere må registreres som til stede av en møteadministrator før de kan stemme.
Hvordan ser det ut for de som skal stemme?
Deltagere logger seg inn ved å bruke linken de får på e-post. På saker med avstemning kan de enkelt legge inn sin stemme.
Deltagere kan enkelt stemme fra mobilen:
Se mer informasjon om hvordan dette ser ut for møtedeltagere her.
Registrere stemmer manuelt
Superbrukere kan registrere stemmer på vegne av deltagere i møtet som av en eller annen grunn ikke vil/kan stemme digitalt.
Gå inn på deltageroversikten:
Finn deltageren, og velg Registrer stemmer for deltager:
Det vil registreres at det er administrator som har registrert stemmer på vegne av deltageren.
Hva skjer med resultatet av avstemningen?
Når avstemningen er ferdig, går du gjennom sakene for å ferdigstille vedtakene. På vedtakssaker får du et valg om å sette inn resultatene fra avstemningen i vedtaksteksten.
Sett inn resultatene, og skriv endelig vedtak basert på dette. Bård tar ikke stilling til flertallskrav eller lignende, så endelig vedtak må tilpasses for å ta høyde for dette.
Du kan også sette inn resultatene fra avstemningen via menyen over avstemningen:
Når du har ordnet dette på alle saker med avstemning, vil du få mulighet til å sende referatet til gjennomlesning eller direkte til signering.
Åpne/eller steng en avstemning underveis i møtet
I utgangspunktet er alle digitale avstemninger åpne så lenge møtet pågår, fra du har sendt ut sakslisten til møtet. Dette kan overstyres ved å stenge individuelle avstemninger - du kan stenge avstemningen både før sakslisten sendes, og underveis i møtet (etter at en sak er behandlet).
NB! Hvis avstemningen stenges på denne måten overstyrer det innstillinger for generalforsamlinger/årsmøter
