I idrettslag og foreninger vil det i enkelte møter være saker som er unntatt offentligheten, f.eks. personalsaker.
Hvis man ønsker å publisere et referat fra Bård på f.eks. en nettside kan man velge at slike saker ikke skal tas med på referatet.
For å markere at en sak er unntatt offentligheten markerer man dette i sakslisten:
Det vil da vise tydelig på saken at den er unntatt offentligheten, slik at styremedlemmer og andre som har tilgang til møtet i Bård er oppmerksom på dette.
NB: Alle som har tilgang til møtet vil likevel kunne lese saken, slik at også fremtidige styremedlemmer vil kunne lese innholdet i Bård.
I referatet velger man om saker som er unntatt offentligheten skal tas med i referatet.
Når dette er avkrysset blir ikke saken med i referatet når det sendes til signering.
Ønsker du at dette skal være standardvalget for referatene som lages i Bård kan du endre det under Innstillinger \ Møter. Dette vil bare påvirke møter som opprettes etter endringen er lagret. På eksisterende møter endrer du ved å bruke knappen over.
Last ned alternativt referat
Etter møtet er ferdig kan du laste ned en versjon av referatet uten sakene som er unntatt offentlighet (f.eks hvis du skal publisere et referat på nettsider e.l.). I tillegg kan du laste ned en versjon som inkluderer disse.
Under "Vis referat" vil du få opp flere valg hvis noen av sakene er unntatt offentlighet. Hovedvalget vil være det som er valgt under referatinnstillingene, mens nederst får man valget om å laste ned et alternativt referat.
Signere alternativt referat
Hvis du også vil signere det alternative referatet kan du laste det ned, og deretter sende det til signering gjennom Signering i toppmenyen (så velger du hvem som skal signere der).
Når det alternative referatet er signert kan du laste ned det signerte dokumentet fra Signering i toppmenyen, og deretter lagre det signerte referatet på møtet.
Velg "Last opp signert referat" som vist under. Da får du lastet opp det alternative signerte referatet.
Når noen senere velger å vise det alternative referatet under "Vis referat", vil de få den signerte versjonen.
Søkeord: Unntatt offentlig, Unntatt offentlighet, Konfidensiell sak, Konfidensielt