Med Bård kan du opprette en filstruktur akkurat som du ønsker. Den kan brukes både til lagring av dokumenter for styret eller til å dele filer med andre, for eksempel en regnskapsfører eller revisor.
På denne måten slipper du å sende dokumenter på e-post, og du har alltid kontroll på hvem som har tilgang til filene.
Del en mappe
Mapper på toppnivå kan deles med andre. For å dele en mappe, går du inn på mappen og trykker på "Tilganger", og deretter "Gi tilgang til...".
Del med en organisasjon
Hvis du har tilgang til flere styrer i Bård, kan du dele mapper med en annen organisasjon (f.eks. et datterselskap). Trykk på "Organisasjon" og velg riktig organisasjon i listen. Da vil alle styremedlemmene i den organisasjonen få tilgang.
I utgangspunktet får organisasjonen da lesetilgang.
Del med en bruker
Hvis du vil dele med en enkelt bruker, for eksempel en revisor, trykker du på "Enkeltperson". Er personen bruker i Bård, kan du søke på navn og velge denne personen. Skal du dele med noen eksterne, skriver du e-postadressen før du legger inn navn. Da får denne personen en e-post fra Bård, og må opprette en gratis bruker for å få tilgang til mappen. Når du deler mapper med enkeltpersoner, får de i utgangspunktet lesetilgang.
Dette betyr tilgangsnivåene
Full tilgang: Brukeren kan endre tilganger samt slette mappen.
Skrivetilgang: Brukeren kan legge til og endre filer.
Lesetilgang: Brukeren kan kun lese filer.
Rediger tilgang
I utgangspunktet har superbrukere i styret full tilgang til alle mappene. Standard brukere har skrivetilgang. Trykk her for å endre tilgangsnivå:
Fjern tilgang
Trykker du på slett-knappen helt til høyre, kan du fjerne tilganger til mappen. I praksis kan du da ha en mappe som, for eksempel, kun superbrukere i styret har tilgang til.