Med medlemsmodulen i Bård får du en enkel måte å sende ut fakturaer for årskontingent i lag og foreninger. I denne artikkelen vil vi forklare hvordan fakturering av medlemmer fungerer i Bård, og hvordan du kan bruke dette for å spare tid.

Vi vil ofte snakke om innstillinger for medlemsregister i denne artikkelen, dette finner du under Innstillinger i menyen øverst til høyre i Bård, og undermenyen Medlemsregister:

Grunnlaget for fakturering i Bård er medlemsregisteret, og hvilke medlemskap som er satt opp på hvert medlem. Under vil vi forklare hvordan dette settes opp for å effektivt få sendt ut fakturaer til dine medlemmer.

Men først vil vi se litt på hvilke muligheter du har for å sende ut fakturaer fra Bård.

Du kan sende ut fakturaer på flere måter fra Bård - hva som passer best avhenger av hvilke andre løsninger du har på plass fra før, hvordan du ønsker at medlemmene skal betale fakturaene sine, og hvor mye manuelt arbeid du vil håndtere selv ifm innkreving av fakturaer.

Du setter opp den løsningen du vil bruke under Innstillinger \ Medlemsregister \ Faktureringsinnstillinger.

Hvis du allerede bruker et moderne regnskapssystem som DNB Regnskap, Fiken, Unimicro, SpareBank 1 Regnskap, PowerOffice Go eller Visma eAccounting anbefaler vi at du sender fakturaer via regnskapssystemet.

Bård vil da opprette/oppdatere kundedata i regnskapssystemet, i tillegg til selve fakturaene, når du fakturerer. Utsending vil styres av mulighetene som ligger i regnskapsløsningen du benytter, f.eks. kan det sendes via Efaktura, EHF eller e-post. Fakturanummer vil også bestemmes av regnskapsløsningen.

Håndtering av betalinger og purringer skjer da også i regnskapssystemet, og hvis du benytter KID ved fakturering vil det bli minimalt med arbeid knyttet til dette. Betalingsstatus vil også automatisk oppdateres tilbake til Bård en gang i døgnet, slik at styret har oversikt over hvem som har betalt/ikke betalt i Bård.

Se hjelpeartikkel for ditt regnskapssystem for å se hvordan du aktiverer dette for de forskjellige systemene.

Hvis du har relativt få medlemmer, eller ikke ønsker å ta i bruk et regnskapssystem kan det være en god løsning å sende ut fakturaer på e-post fra Bård.

Det lages da en PDF-fil som sendes på e-post til medlemmene, og du kan manuelt markere fakturaer som betalt i Bård når betalingene kommer inn.

Bård oppretter også et unikt fakturanr slik at hvis medlemmene merker innbetalingen med fakturanr så går bankavstemmingen raskt.

En annen løsning er å sende fakturaene via e-post, men la medlemmene betale med Vipps. Dette gjør det enda enklere for medlemmene å betale kontingenten enn å betale via nettbanken sin.

Medlemmet vil få en e-post, der de kan starte en Vippsbetaling. Hvis de betaler via Vipps blir fakturaen automatisk markert som betalt i Bård. For medlemmer som ikke kan bruke Vipps vil det også være mulig å betale via nettbank.

Her kan du lese mer om hvordan du setter opp betaling med Vipps.

Som nevnt er det medlemsregisteret som er grunnlaget for fakturering av medlemmer i Bård. Et medlem kan ha et eller flere medlemskap, og hvert medlemskap har en medlemskapstype.

F.eks. kan man i en velforening tenke seg at Ola Nordmann er et medlem. Han eier en hytte og en leilighet, der det skal være forskjellig kontingent. Dette blir da to medlemskap, med to forskjellige medlemskapstyper.

Når medlemmet faktureres vil Ola Nordmann få én faktura, men med to fakturalinjer, en for hytta og en for leiligheten.

For at Bård skal vite hvilken pris hvert medlem skal betale må du sette opp hvilke medlemskapstyper som brukes.

Du kan lese mer om medlemskapstyper, og registrering av medlemmer her.

Når medlemsregisteret er oppdatert er du klar til å fakturere. Gå inn på Medlemmer \ Fakturering i menyen, og trykk Fakturer ny periode:

Bård vil da vise forslag til fakturaer som skal opprettes basert på valgt periode og opplysningene som er registrert om medlemmene. Du kan forhåndsvise fakturaene for å se hvilken informasjon som ligger på fakturaene.

Når du har kontrollert opplysningene kan du enten fortsette med alle fakturaforslagene, eller bare velge noen av forslagene i listen. Velg forslagene du vil det skal opprettes faktura for og trykk Opprett fakturaer for å gå videre.

Fakturaene blir nå opprettet i Bård og klare til å sendes ut til medlemmene. Hva som skjer videre avhenger av om du sender ut fakturaene via et regnskapssystem eller via e-post/Vipps, men du kan uansett velge fakturaene du vil sende, og trykke på knappen til høyre i skjermbildet (teksten på knappen avhenger av valgene som er gjort under innstillinger).

Når betalingen er fullført vil fakturaen automatisk merkes som betalt i Bård. Hvis du sender ut faktura via e-post må dette markeres manuelt ved å gå inn på fakturaen og markere den som betalt.

Hvis en faktura ikke skal betales kan den krediteres i Bård. Hvis du har fakturert direkte fra Bård, med epost eller Vipps, markeres bare fakturaen som kreditert. Du krediterer en faktura ved å gå inn på fakturadetaljene, og trykke Krediter faktura.

Du kan også kreditere fakturaer som er sendt via et regnskapssystem. Da vil det opprettes en kreditnota i regnskapssystemet som sendes derfra.

Hvis du skal slette et medlem og medlemmet har utestående fakturaer, vil Bård også spørre om disse skal krediteres. Ved å markere fakturaene som skal krediteres kan du kreditere de før du fortsetter:

Når en faktura er forfalt, og det har gått noen dager vil det dukke opp en ny knapp inne i fakturalisten, der du får mulighet til å sende ut purringer/betalingspåminnelser til medlemmer som ikke har betalt.

Husk å avstemme banken før du sender ut purringer, dette skjer ikke automatisk hvis du sender fakturaer via e-post.

Hvis et medlem ikke skal purres kan du angi dette inne på medlemmet under Detaljer:

I Bård kan du legge inn tilleggsfelter på både medlemmer og medlemskap. Dette kan f.eks. være "Eiendomsnr" eller lignende knyttet til medlemskapet. Tilleggsfelter settes opp under Innstillinger \ Medlemsregister.

Hvis du ønsker at informasjon du registrerer i disse feltene skal komme med i fakturaen kan du kontakte support, så setter vi opp dette for deg.

Teksten på fakturalinjen vil da f.eks. bli "Kontingent velforening. Eiendomsnr: B52".

Hvis du skal sende en faktura for flere medlemmer, f.eks. et familiemedlemskap der en av foreldrene skal betale, kan du koble medlemmer sammen.

Dette registrerer du inne på f.eks. barnet, og velger at det knyttes til foreldremedlemmet. Da vil fakturaen gå til foreldremedlemmet.

Tekst på fakturalinjen som sendes til medlemmet Kjetil Ek vil da f.eks. bli "Kontingent Barn, Ola Ek" i eksempelet over.

Det er også mulig å fakturere bedrifter fra Bård. Hvis f.eks. flere medlemmer skal knyttes til en bedrift kan du gjøre dette på samme måte som med samlefakturering over.

Først registrerer du da bedriften ved å legge til et nytt medlem. Hvis det ikke skal være noe medlemskap på bedriften kan du velge "Ingen medlemskap" i nedtrekkslisten.

Deretter knytter du medlemmene til bedriften før du fakturerer