Denne guiden viser hvordan du gjennomfører møter i Bård.


Opprett nytt møte

For å lage møter bruker du "Nytt møte"-knappen på forsiden eller går til "Møter" på menyen. Det er bare superbrukere som kan opprette nye møter.


Tradisjonelt eller heldigitalt møte

Når du skal opprette et møte velger du om du ønsker å lage et tradisjonelt eller heldigitalt møte.

Tradisjonelle møter er møter hvor man samles enten fysisk, via video eller en kombinasjon av dette. Deltagerne får en innkalling til møtet og man avholder møtet på et gitt tidspunkt. Når man har sendt innkalling vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese sakene, kommentere og eventuelt stemme helt frem til møtet er ferdig.

Heldigitale møter avholdes over en periode over flere dager og tillater styret å gjennomføre et møte uten å samles. Deltagerne får en e-post med link til møtet, og kan logge seg på Bård for å se sakene, kommentere og legge inn sin stemme frem til møtets sluttdato.


Deltagere

Når du oppretter et møte vil vi automatisk legge til alle styremedlemmene som deltagere. Du endrer hvem som skal være med på møtet ved å trykke på ikonet ved siden av deltagerlisten øverst til venstre. I denne dialogen velger du også hvem som skal signere møtereferatet, samt at du også har muligheten for å velge om hver enkelt deltagere var tilstede på møtet.

Du kan også legge til eksterne deltagere i møtet. Disse vil få innkallingen akkurat som et vanlig styremedlem og muligheten for å logge seg på Bård med en engangskode.

Bruker du aksjeeierboken for aksjeselskaper eller medlemsmodulen for foreninger vil du få mulighet til å synkronisere disse med deltagerlisten på hhv. generalforsamlinger og årsmøter i Bård.

Inne i deltagerlisten kan du også registrere fullmakter for de forskjellige deltagerne.


Legge saker i sakslisten

Når du er inne på et møte er sakslisten alltid lett tilgjengelig. Så lenge et møte er under planlegging har du mulighet å legge nye saker til møtet ved å bruke "Legg til sak"-knappen under sakslisten. Når du legger til en ny sak kan du enten skrive en tittel og forslag til vedtak direkte, du kan velge fra listen over saksforslag, eller du kan velge fra forslag fra Bård som er en liste over de mest brukte sakene ferdig utfylt.


Skrive saker

I Bård skiller vi mellom ordinære saker og orienteringssaker, hvor sistnevnte kan brukes når det ikke skal fattes et vedtak (altså bestemme noe). Det er også mulig å sette en sak som en diskusjonssak for å indikere at det er satt av tid til å diskutere en sak som det ikke skal fattes vedtak på.

Når du skriver en sak i Bård lager du først en beskrivende tittel, fyller eventuelt på med en utvidet beskrivelse, og skriver så et forslag til vedtak (hvis det ikke er en orienteringssak). Eventuelle dokumenter legges ved på den saken det gjelder. Husk at en god styresak skal gi nok informasjon for styremedlemmene til å kunne behandle saken.


Kommentarer på sakene

Inne på sakene kan man stille spørsmål eller komme med innspill til sakene i kommentarfeltet. Kommentarene vil ikke være synlige på det endelige referatet.

Når noen legger inn en kommentar vil det sendes en varsling på e-post til styreleder, daglig leder og superbrukere - i tillegg til at de som tidligere har lagt inn kommentarer får et varsel.


Avstemning

Du kan enkelt legge til avstemninger på saker i Bård hvis det legges opp til digital avstemning. Når du legger til en avstemning får du mulighet til å velge enten standard avstemningsalternativer (for/imot/blankt) eller å opprette dine egne som er nyttig ved f.eks personvalg. Når du har laget alternativene velger du hvilket flertallskrav som gjelder for avstemningen du har opprettet.

Deltagere som har stemmerett kan legge inn sine stemmer når møtet er startet. Superbrukere vil kunne se statistikk for stemmefordeling, samt hvilke deltagere som har stemt (men ikke hva de enkelte har stemt).


Sende innkalling

Når du er ferdig med sakslisten, har satt tid og sted for møtet og har lagt til deltagerne kan du sende den formelle innkallingen. Denne innkallingen utgjør utgangspunktet for møtet, og når den er sendt skal det ikke gjøres endringer i sakslisten. Ser man likevel at man er nødt til å endre på en sak kan man gjøre det så lenge man sender en ny innkalling (det får du eventuelt hjelp til av Bård).

Det er ingen lovfestet minimumsfrist i forhold til når man skal sende innkalling (formuleringen i loven sier "nødvendig frist"), men vi anbefaler at du sender ut innkallingen i god tid slik at alle deltagerne har mulighet til å sette seg inn i sakene på forhånd.

Når innkallingen er sendt vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese gjennom sakene, og eventuelt komme med kommentarer i forkant av møtet. Eksterne deltagere vil ikke kunne logge seg på Bård, men vil få sakslisten tilsendt på epost sammen med innkallingen.


Gjennomlesning

Møtereferat skal godkjennes av alle deltagerne, derfor har vi gjort det enkelt å sende møtet til gjennomlesning. Det er deltagere som er brukere i selskapet som får referatet til gjennomlesning, altså normalt styremedlemmer (se brukere under Innstillinger).

De får da mulighet til å komme med kommentarer til forslaget til referat. Når noen legger inn en kommentar vil det sendes en varsling på e-post til styreleder, daglig leder og superbrukere - i tillegg til at de som tidligere har lagt inn kommentar om gjennomlesning får et varsel.

Den som sender referatet til gjennomlesning vil få beskjed når noen bekrefter at de er ferdige. Den som har ansvar for det ferdige referatet oppdaterer da eventuelt de sakene det er kommet inn endringsforslag på før referatet sendes til signering.

Bård sender automatisk påminnelse om å lese gjennom referatet hvis en bruker ikke har bekreftet at han/hun er ferdig. Påminnelsen sendes etter 3 dager.


Referat

En fordel med å bruke Bård til styrearbeidet er at du slipper å tenke på å skrive referat eller protokoll fra møtet. Så lenge du holder sakslisten i Bård med tekstene og forslag til vedtak oppdatert, vil referatet ligge klart når møtet er ferdig. Fra møtet kan du også til enhver tid se en forhåndsvisning av referatet. Justeringer i tekstene kan du gjøre helt frem til referatet er sendt til signering.

Når du viser referatet underveis kan du også velge om f.eks. deltagere skal vise på referatet, i tillegg til en del andre valg om hvordan det endelige referatet skal se ut. Bruk knappen "Vis referat" underveis for å se hvordan det foreløpige referatet ser ut. Her kan du også laste ned en PDF-versjon av det foreløpige referatet.


Signering

Møtereferat fra styremøter skal i utgangspunktet signeres av alle medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen (se aksjeloven §6-29). Har styret minst fem medlemmer kan det bestemmes at bare to skal signere, men da skal de andre medlemmene ha muligheten for å komme med innspill. Har du brukt funksjonen for gjennomlesning i Bård vil dette kravet være dekket.

Når referatet er klart og godkjent av alle medlemmene kan du sende det til signering via Bård. Da får medlemmene en epost med instruksjoner og signerer digitalt med Bank ID eller Digital signering. Hvis en bruker ikke signerer vil Bård sende en påminnelse etter 3 dager, og deretter purre på ny hver 7. dag frem til brukeren signerer.

Når alle signaturene er innhentet vil Bård automatisk arkivere møtet for fremtiden. Husk at referatet skal i følge aksjeloven oppbevares i hele selskapets levetid. I tillegg er det en del formkrav til selve referatet i forhold til hvilken informasjon som skal være med. Bruker du Bård til gjennomføring av styremøter garanterer vi at referatet følger disse lovkravene.

Avslutte møte uten digital signering

Hvis du vil avslutte et møte uten å signere det digitalt med Bård, kan du velge Ferdigstill uten signering fra "..."-menyen øverst til høyre på møtet. Da kan du om ønskelig laste opp et signert referat manuelt etterpå.

Fant du svaret?