Visma eAccounting er et enkelt og smart regnskapsprogram for små bedrifter. Du kan lese mer om det her.

Før man kan koble til Visma eAccounting fra Bård må API-modulen i Visma eAccounting være aktivert, dette gjøres under Utvidelser inne i Visma eAccounting.

API-modulen er en generell modul for API-tilgang i Visma eAcccounting, så hvis du allerede har brukt andre integrasjoner i eAccounting så er den kanskje allerede aktivert, hvis ikke koster modulen p.t. kr. 59/mnd.

Når API-modulen er aktivert kan du koble til regnskapssystemet i Bård. Gå inn på Innstillinger i menyen oppe til høyre:

Velg Regnskap i menyen til venstre:

Finn Visma eAccounting i listen og trykk Koble til:

Du vil nå bli videresendt til Visma eAccounting, og må logge deg inn der.

Deretter gir du Bård tilgang til regnskapsdata.

Du blir da sendt tilbake til Bård, og nøkkeltall og regnskapsrapporter fra Visma eAccounting vil straks være tilgjengelig for hele styret

Hvis du er en forening (FLI) som sender faktura for årskontingent til medlemmene dine kan du spare mye tid på å gjøre dette hvis du bruker Bård og Visma eAccounting.

Medlemmene registreres i medlemsregisteret i Bård, og overføres automatisk til eAccounting når du skal sende ut fakturaene, slik at fakturaene bokføres og sendes ut riktig fra eAccounting. Ingen manuell registrering og tidkrevende oppdateringer på tvers av systemene er nødvendig.

Registrering av betalinger gjøres i Visma eAccounting, og betalingsstatus overføres automatisk tilbake til Bård, slik at styret har oversikten de trenger der (dette kan gå automatisk hvis KID benyttes).

Med et oppdatert medlemsregister i Bård kan du også sende ut informasjon til medlemmene på e-post eller SMS og avholde årsmøter.

Mer overordnet informasjon om fakturering av medlemmer kan du lese her: https://hjelp.brd.no/nb/articles/109825-fakturering-av-medlemmer

For å komme i gang med fakturering av medlemmer fra Bård må du først gjøre litt forarbeid:

Under Innstillinger \ Medlemsregister \ Faktureringsinnstillinger i Bård må du velge “Send fakturaer gjennom regnskapssystemet ditt”.

Deretter må du sette opp produkter i eAccounting under Salg \ Produkter. Det må opprettes et produkt for hver medlemskapstype i Bård. Når du oppretter produktet må du også angi et Varenummer, du kan f.eks. begynne på 1000.

I Bård setter du opp medlemskapstyper under Innstillinger \ Medlemsregister \ Medlemskapstyper. Dette kan f.eks. være “Medlemskontingent”, “Velforeningsmedlem” eller lignende. Varenummeret du la inn i eAccounting legges inn under Produktnr på medlemskapstypen.

Vi anbefaler også å aktivere eFaktura i eAccounting, slik at fakturaer til medlemmer sendes via eFaktura. Her er det beskrevet hvordan dette settes opp i eAccounting: https://hjelp.eaccounting.no/s/article/28584

Teksten som legges på fakturalinjene som opprettes av Bård vil normalt være basert på medlemskapstypen, altså at det står f.eks. "Medlemskap Barn" hvis medlemskapstypen heter det.

Ønsker du å vise mer informasjon på fakturalinjene kan dette settes opp av support - du kan f.eks. vise tilleggsfelter som er registrert på medlemmene også, f.eks. "Hyttenr" eller "Idrett" hvis det er et tilleggsfelt på medlemmet, slik at det står f.eks. "Medlemskap Barn, Sport: Fotball". Kontakt support hvis du ønsker å få med slik informasjon på fakturalinjene.

Hvis du har brukt funksjonen for å koble sammen medlemmer vil også navnet på det tilknyttede medlemmet vise, altså f.eks. "Medlemskap Barn, Sport: Fotball, Nina Rolfsen".